Pengendalian Kas

1.      PENGENDALIAN TERHADAP KAS

Mengingat sifat-sifatnya mengelola kas dalam perusahaan memerlukan perhatian yang cukup serius. Beberapa hal yang perlu diperhatikan pada waktu mengelola kas adalah :

1.1.   Pengendalian Internal Atas Penerimaan Kas

Untuk melindungi kas dari pencurian dan penyalahgunaan, perusahaan harus mengendalikan kas mulai dari diterimanya hingga disetorkan ke bank. Prosedur semacam ini disebut dengan pengendalian preventif (Preventeive Control). Prosedur yang dirancang untuk mendeteksi pencurian dan penyalahgunaan kas disebut pengendalian detektif (Detektif Control). Dalam pengertian tertentu, pengendalian detektif juga dapat bersifat preventif (mencegah) karena para karyawan akan berupaya menghindarkan pencurian bila mereka mengetahui bahwa hal semacam itu kemungkinan besar akan terungkap.

Prosedur penerimaan kas dalam perusahaan perlu dirancang sedemikian rupa sehingga kemungkinan tidak tercatat dan tidak diterimanya uang yang seharusnya diterima dapat dikurangi menjadi sekecil mungkin. Prosedur penerimaan kas perlu memperhatikan hal-hal sebagai berikut:

1.      Terdapat pemisahan tugas antara yang menyimpan, yang menerima dan yang mencatat penerimaan uang. Apabila untuk sebuah perusahaan kecil pemisahaan demikian tidak dapat dilakukan, maka penggabungan antara ketiga tugas tadi hanya dapat dilakukan oleh pemilik perusahaan.

2.      Setiap penerimaan uang langsung disetor ke bank sebagaimana adanya.

3.      Penerimaan kas perusahaan biasanya diperoleh dari dua sumber utama, yaitu :

1.1.1.      Penerimaan Kas dari Penjualan Tunai

Terlepas dari mana asal penerimaan kas, setiap perusahaan harus menjaga dan membukukan penerimaan kas sebagaimana mestinya. Salah satu alat pengendalian yang penting untuk mengamankan kas yang diterima di counter penjualan adalah register kas. Hal yang perlu diperhatikan adalah merancang kas register sedemikian rupa, sehingga mesin kas register hanya dapat dibuka oleh orang yang berwenang. Hal ini dimaksudkan agar catatan dalam kas register dapat dipercaya, karena tidak mudah dirubah oleh semabarang orang dan bersifat permanen.

Seperti telah disebutkan di atas, pemegang kas harus dipisahkan dari petugas pencatat transaksi kas. Dalam hal penjualan tunai, pemisahan ini dimulai dari kas register. Petugas penjualan yang mengoperasikan mesin kas register tidak diperkenankan merangkap sebagai petugas pembuka mesin kas register. Seperti halnya petugas penjualan, kasir juga menangani kas. Oleh karena itu ia tidak diperkenankan merangkap sebagai petugas pencatatan transaksi kas. Petugas ketiga biasanya dari bagian accounting, memerika hasil catatan komputer melalui kas register (atau kertas catatan dalam kas register) dan membandingkan dengan uang yang diterima kasir. Apabila digunakan kertas pencatat dalam kas register, maka data dalam kertas pencatat tersebut dijadikan dasar untuk membuat jurnal atas transaksi penjualan tunai. Contoh ayat jurnal penerimaan kas dari penjualan tunai :

Petugas dibagian accounting, melakukan pencatatan transaksi kas. Tetapi ia tidak mempunyai kewenangan mengurusi kas yang sesungguhnya. Sebaliknya petugas penjualan dan kasir berurusan langsung dengan kas yang sesungguhnya. Tetapi ia tidak dapat menggunakan dan mengambilnya untuk keperluan pribadi.

1.1.2.      Penerimaan Kas Melalui Pos

Penerimaan pos melalui pos dapat berwujud cek yang diterima dalam amplop atau berupa poswesel. Apabila cek diterima melalui pos, maka pada saat amplop dibuka harus dihadiri oleh dua orang petugas. Seorang diantaranya membuat daftar cekyang diterima sebanyak 3 (tiga) kali. Rangkap. Dalam daftar tersebut dicantumkan nama pengirim, maksud pembayaran, dan jumlah rupiahnya. Lembar pertama beserta cek-cek yang diterima, dikirimkan kepada kasir. Lembar kedua dikirimkan kepaada bagian akuntansi, sedangkan lembar ketiga disimpan oleh petugas yang bersangkutan sebagai arsip.

Apabila peberima kas melalui pos berupa poswesel, maka seperti halnya penerima cek melalui pos, penangannya dilakukan oleh dua orang petugas. Petugas pertama membuat daftar poswrsel yang diterima sebanyak 3(tiga) rangkap, sedangkan petugas kedua bertugas menguangkan poswesel ke kantor pos. Petugas ini harus dapat penunjukkan dari perusahaan untuk menguangkan pos wesel atas nama perusahaan, dan memiliki kartu C7. pendistribusian daftar penerimaan poswesel, sama seperti halnya daftar penerima cek.

Kasir menyetorkan cek dan uang ke bank, dan petugas dibagian accounting mencatat transaksi penerimaan kas dalam jurnal. Dengan demikian apabila saldo menurut laporan bank direkonsiliasi oleh orang keempat, maka kesalahan atau kecurangan yang dilakukan petugas penerima pembayaran melalui pos, kasir, atau petugas dibagian accounting akan dapat segera diketahui. Kesalahan atau kecurangan akan dapat diketahui karena kas yang disetorkan kebank harus sama jumlahnya dengan catatan yang dibuat oleh ketiga petugas lainnya.

Dengan cara demikian, kecurangan jelas akan sulit dilalukan, kecuali mereka besekongkol. Petugas penerima pembayaran melalui pos harus melaporkan penerimaan tersebut kepada si pengirim. Jika hal ini tidak dilakukan, maka pengirim pasti akan menanyakannya. Kasir harus menyetorkan seluruh uang yang diterimanya, sebab saldo menurut laporan bank harus sama dengan saldo kas menurut catatan dibagian accounting.

1.2.   Pengendalian Internal Atas Pembayaran / Pengeluaran Kas

Pengendalian internal atas pembayaran / pengeluaran kas harus memberika jaminan yang memadai bahwa pembayaran dilakukan hanya untuk transaksi yang diotorisasikan.

Seperti halnya penerimaan uang, prosedur pengeluaran kas perlu dirancang sedemikian rupa sehingga hanya pengeluaran-pengeluaran yang telah disetujui dan betul-betul untuk kegiatan perusahaan saja yang dicatat dalam pembukuan perusahaan. Pada dasarnya untuk dapat menghasilkan sistem pengendalian yang baik, prosedur pengeluaran kas harus memperhatikan hal-hal sebagai berikut:

Semua pengeluaran dilakukan dengan cek. Pengeluaran-pengeluaran dalam jumlah kecil dilakukan melalui dana kas kecil.

Jika kewenangan untuk menandatangani cek didelegasikan kepada seorang pegawai yang ditunjuk, maka pegawai tersebut tidak diperkenankan untuk melakukan pencatatan transaksi kas.

Dalam perusahaan kecil, manager pemilik biasanya menadatangani semua cek yang akan dikeluarkan, dan dari kontak-kontak langsung ia mengetahui dengan pasti apa yang harus dibayar. Dalam perusahaan besar, kontak-kontak langsung semakin berkurang dan digantikan dengan prosedur-prosedur pengendalian intern. Prosedur harsu dirancang untuk memberi informasi kepada penandatangan cek, bahwa pembayaran yang dilakukan adalah benar-benar kewajiban perusahaan, benar-benar terjadi dan oleh karenanya harus dibayar. Prosedur-prosedur yang banyak diterapkan pada berbagai perusahaan untuk mencapai tujuan tersebut dilaksanakan dalam salah satu sistem yaitu sistem voucher.

1.3.   Perencanaan Arus kas (Cash Flow Planning)

Perencanaan arus kas dapat dilakukan dengan membuat anggaran kas ( cash budget ) untuk periode-periode tertentu, misalnya satu tahun, enam bulan, tiga bulan atau sebulan, dimasa mendatang. Anggaran kas dapat digunakan sebagai alat pengendali penerimaan dan pengeluaran kas. Pada kala tertentu, anggaran kas dibandingkan dengan realisasinya. Apabila terjadi penyimpangan-penyimpangan yang mencolok, manajemen perusahaan dapat melakukan tindakan perbaikan.

1.3.1.      Anggaran Kas

Anggaran merupakan suatu alat untuk perencanaan dan pengawasan operasi keuntungan dalam suatu organisasi laba dimana tingkat formalitas suatu budget tergantung besar kecilnya organisasi. Untuk melaksanakan tugas di atas, tentu saja diperlukan rencana yang matang. Dengan demikian dari gambaran tersebut dapat terasa pentingnya suatu perencanaan dan pengawasan yang baik hanya dapat diperoleh manajemen dengan mempelajari, menganalisa dan mempertimbangkan dengan seksama kemungkinan-kemungkinan, alternatif-alternatif dan konsekuensi yang ada sehingga dapat didefinisikan sebagai berikut:

Menurut Munandar, (1985 : hal 1), pengertian anggaran yaitu:

“ Budget (anggaran) ialah suatu rencana yang disusun secara sistematis yang  meliputi seluruh kegiatan perusahaan. Yang dinyatakan dalam unit (kesatuan) moneter dan berlaku untuk jangka waktu (periode) tertentu yang akan datang.”

Menurut Y. Supriyanto, (1985:227), pengertian anggaran yaitu:

“ Budgeting menunjukkan suatu proses, sejak dari tahap persiapan yang diperlukan sebelum dimulainya penyusunan rencana, pengumpulan berbagai data dan informasi yang diperlukan. Pembagian tugas perencanaan, penyusunan rencana itu sendiri, implementasi dari rencana tersebut, sampai pada akhirnya tahap pengawasan dan evaluasi dari hasil-hasil pelaksanaan rencana.”

1.3.2.      Tujuan Penyusunan Anggaran Kas

1.      Mengkoordinasikan semua faktor produksi yang mengarah pada pencapaian tujuan secara umum.

2.      Sebagai suatu alat untuk mengestimasikan semua estimasi yang mendasari disusunnya suatu anggaran sebagai titik pangkal disusunnya suatu kebijaksanaan keuangan dimasa yang akan datang.

3.      Sebagai alat untuk melakukan penilaian prestasi, sehingga membangkitkan motivasi para pelaksananya agar dapat mengoreksi kekurangan yang terjadi.

4.      Sebagai alat komunikasi semua fungsi dalam perusahaan sehingga kebijaksanaan dan metode yang dipilih dapat di mengerti dan didukung oleh semua bagian, untuk tercapainya tujuan perusahaan.

Secara umum, tujuan disusunnya suatu anggaran adalah agar kebutuhan jangka pendek yang tercantum dalam anggaran dapat terpenuhi, anggaran akan menuntun agar pencapaian tujuan jangka pendek tetap konsisten sesuai dengan tujuan dan sasaran perusahaan.

Usia anggaran pada umumnya satu tahun bertujuan agar anggaran harus memungkinkan untuk dilakukan revisi dari waktu ke waktu karena perubahan kondisi ekonomi peraturan pemerintah serta faktor-faktor eksternal lainnya.

1.3.3.      Anggaran Kas Dalam Rangka Optimalisasi Kas

Dalam usaha untuk merencanakan dan mengendalikan penerimaan dan pengeluaran kas sangatlah diperlukan suatu perencanaan yang berupa anggaran kas. Anggaran kas merupakan suatu cara yang efektif dalam merencanakan dan mengendalikan arus kas, menilai kas yang dibutuhkan dan menggunakan kelebihan kas yang ada secara efektif pula. Anggaran kas merupakan alat utama untuk membuat estimasi keuangan jangka pendek. Tujuan utama di dalam penyusunan anggaran kas adalah untuk merencanakan atau menentukan kegiatan operasional perusahaan sebagai dasar untuk menentukan optimalisasi kas dimasa yang akan datang.

Optimalisasi kas merupakan usaha perusahaan, dimana kas yang ada di dalam perusahaan harus tetap dijaga agar jangan sampai kas tersebut mengalami kelebihan atau kekurangan dalam melakukan aktivitas perusahaan. Kas harus disediakan dalam jumlah dan batas-batas yang telah ditentukan 

______________________________