Voucher pada Kas

1.      SISTEM VOUCHER

Sistem voucher (voucher system) adalah serangakian prosedur untuk mengoperasikan dan membukukan kewajiban serta pembayaran kas. Sistem voucher lazimnnya menggunakan:

1. Voucher
2. Arsip untuk voucher yang belum dibayar, dan
3. Arsip untuk voucher yang sudah dibayar.

Pada umumnya voucher adalah setiap documen yang berfungsi sebagai bukti otoritas untuk pembayaran kas. Misalnya, faktur yang telah mendapat persetujuan sebagaimana mestinya untuk pembayaran dianggap sebagai voucher. Namun, pada banyak perusahaan, voucher merupakan formulir khusus untuk data yang relevan mengenai kewajiban dan rincian pembayarannya.

Pada setiap voucher dicantumkan nomor faktur kreditor (pemasok) dan jumlah serta syarat faktur tesebut. akun-akun yang digunakan untuk pembayaran dicantumkan pada ditribusi akun.

Voucher biasanya disiapkan di Departemen Akuntansi, setelah semua dokumen pendukung yang diperlukan diterima. misalnya, bila suatu voucher disiapkan untuk pembelian barang, maka voucher tersebut harus didukung dengan faktur dari pemasok, pesanan pembelian, dan laporan penerimaan barang. dalam menyiapkan voucher, petugas utang usaha meneliti kuantitas, harga, dan keakuratan laporan pada dokumen untuk barang yang dipesan dan diterima sebagaimana mestinya.

Bila suatu voucher disiapkan, voucher tersebut dan dokumen pendukung disampaikan kepada pejabat berwenang untuk mendapat persetujuan. setelah disetujui, voucher dikembalikan ke Departemen Akuntansi untuk dicatat dalam akun. kemudian voucher tersebut diarsip voucher yang belum dibayar berdasarkan tanggal jatuh tempo sehingga semua diskon pembelian yang tersedia dapat diambil.

Pada tanggal jatuh tempo, voucher dipindahkan dari arsip voucher yang belum dibayar. tanggal, nomor dan jumlah cek tersebut dituliskan di belakang voucher . pembayaran atas voucher tersebut dibukukan sebagaimana halnya dengan pembayaran utang usaha.

Setelah dibayar, voucher dicap ”Lunas” dan biasanya diarsip berdasarkan nomor urut pada arsip voucher yang sudah dibayar. voucher tersebut sekarang siap untuk diperiksa oleh karyawan yang memerlukan informasi mengenai pembayaran masa lalu.

Sistem voucher bisa disiapkan secara manual atau ter-komputerisasi. pada sistem yang ter-komputerisasi, dokumen pendukung yang telah mendapat persetujuan sebagaiman mestinya (seperti pesanan, pembelian dan laporan penerimaan) akan langsung dimasukkan ke arsip komputer. pada tanggal jatuh tempo, cek akan disiapkan secara otomatis dan dikirimkan kepada kreditor. Pada saat itu juga, voucher akan secara otomatis di transferke arsip voucher yang sudah dibayar. Dalam beberapa kasus, pembayaran bisa dilakukan secara elektronik tanpa perlu menggunakan cek.

1.1.   Sistem Voucher Dan Pengawasan

Sistem voucher dirancang untuk membantu dalam pengawasan terhadap kas. sistem ini menetapkan ketentuan sebagaiberikut:

1.      Kewajiban perusahaan hanya dapat terjadi dari transaksi yang telah disetujui (disahkan) oleh orang yang diberi wewenang oleh perusahaan.

2.      Prosedur-prosedur yang berkaitan dengan terjadinya kewajiban, yang meliputi verifikasi, pengesaahan dan pencatatan harus ditetapkan.

3.      Cek hanya dapat dikeluarkan untuk pembayaran kewajiban yang telah diverifikasi, disahkan dan dicatat dengan benar.

4.      Kewajiban harus dicatat pada saat terjadi, dan setiap transaksi pembelian harus diperlakukan sebagai transaksi yang independen.

5.      Ketentuan ini harus dipenuhi, meskipun terjadi lebih dari satu transaksi pembelian dari perusahaan yang sama dalam satu bulan atau periode faktur lainnya.

Apabila perusahaan menggunakan sistem voucher, maka pengawasan terhadap pengeluaran kas dimulai sejak terjadinya kewajiban yang kelak harus dibayar. Hanya orang atau bagian tertentu yang diberi kewenangan bahwa perusahaan untuk mengesahkan transaksi yang akan menimbulkan kewajiban. Ada kemungkinan bahwa kewenangan tersebut dibatasi jumlahnya.

Sebagai contoh dalam departemen store yang besar, hanya bagian pembelian yang dipberi kewenangan untuk menimbulkan kewajiban atau utang sebagai akibat pembelian barang dagangan yang dilakukannya. Namun hal ini tidak berarti bahwa hanya bagian pembelian yang terlibat dalam transaksi pembelian. Untuk meningkatkan pengawasan, maka prosedur-prosedur pengawasan dalam pembelian dapat dibagi dalam beberapa bagian yang meliputi:  Bagian yang memerlukan barang, bagian pembelian, bagian penerimaan barang, dan bagian accounting.

Agar terdapat koordinasi dan pengawasan terhadap bagian-bagian tersebut, diperlukan sejumlah dokumen (business paper), yang  antara lain:

1.1.1.      Permintaan barang

Kepala  bagian yang memerlukan barang mengajukan permintaan pembelian barang pada bagian pembelian. Kepala bagian pembelian menandatangani dokumen tersebut yang didalamnya dirinci jenis dan jumlah barang yang dibutuhkan. Dokumen permintaan barang ini dibuat sebanyak 3 (tiga) lembar. Lembar pertama dan kedua dikirim ke bagian pembelian, sredangkan lembar ketiga disimpan oleh bagian yang meminta sebagai arsip.

1.1.2.      Pesanan Pembelian

Pesanan Pembelian adalah formulir atau dokumen perusahaan yang digunakan oleh bagian pembelian untuk memesan barang dari produsen atau grosir. Pesanan pembelian meminta agar pemasok meminta agar mengirim barang yang dipesan

1.1.3.      Faktur

Faktur adalah surat yang berisi tentang pernyataan bahwa barang-barang yang tertulis didalamnya telah dijual, dukungan ini biasanya dibuat oleh pihak penjualan atas dasar pesanan pembelian produsen atau grosir yang telah dikirim, Faktur dikirkan langsung ke bagian akuntansi perusahaan pembeli.

1.1.4.      Laporan Penerimaan Barang

Pada waktu barang yang dipesan tiba, bagian penerimaan barang bertugas untuk menghitung dan meneliti barang yang diterimanya. Selanjutnya dibuat laporan penerimaan barang yang menyebutkan jumlah, keterangan atau deskripsi dan kondisi barang yang diterima.

1.1.5.      Formulir Pengesahan Faktur

Formulir pengesahan faktur adalah formulir khusus yang dibuat oleh bagian accounting, Untuk memastikan bahwa semua prosedur pengecekan telah dilakukan, dan tidak ada langkah yang terlupakan. Formilr ini dilampirkan pada faktur yang bersangkutan.

_____________________________